RADARTUBAN - Dalam dunia kewirausahaan, ketergantungan bisnis pada sosok individu tertentu sering kali menjadi celah kerentanan utama.
Ketika karyawan berkinerja tinggi atau pimpinan usaha mengundurkan diri, operasional perusahaan berisiko mengalami kemunduran signifikan jika tidak ditopang oleh sistem kerja yang baku.
Mengatasi tantangan tersebut, praktisi bisnis Augie Aditya menekankan pentingnya merancang sistem operasional yang terstruktur agar roda bisnis dapat terus berputar secara konsisten, siapapun personil yang menjalankannya.
Menurut Augie, kendala utama yang kerap dihadapi para pendiri usaha (founder) maupun manajer proyek adalah kegagalan dalam mendokumentasikan alur kerja.
Baca Juga: Kenapa UMKM Indonesia Didominasi Bisnis Makanan? Cek Analisis Ekonomi Kreatif Ini
Sebagian besar pimpinan telah memahami eksekusi operasional di dalam pikiran mereka, namun tidak mentranskripsikannya ke dalam dokumen tertulis atau Standard Operating Procedure (SOP).
Kondisi ini menyebabkan pimpinan terus terbelenggu oleh urusan teknis harian karena tim selalu bergantung pada arahan verbal.
"Kalau misalkan suatu bisnis atau usaha enggak ada sistemnya, mau orang yang ngerjain itu pintar banget, ketika orang itu keluar digantiin sama orang baru, operasionalnya akan ngulang dari nol lagi," ujar Augie.
Untuk merancang sistem bisnis yang efektif tanpa terkesan rumit, Augie membagikan empat langkah praktis. Langkah pertama adalah melakukan brain dump, yakni mencatat seluruh aktivitas bisnis dari harian (daily), mingguan (weekly), hingga bulanan (monthly).
Pengelompokan berdasarkan alur waktu ini penting untuk menjaga kedisiplinan transaksi keuangan serta stabilitas kualitas produk maupun layanan.
Langkah kedua adalah membagi aktivitas ke dalam tiga pilar divisi krusial, yaitu pemasaran (marketing/sales), operasional (operation), serta pengembangan bisnis (business development) dan keuangan.
Pemisahan fungsi ini bertujuan untuk menghindari bottleneck atau penumpukan beban kerja pada satu individu. Selanjutnya, langkah ketiga adalah mendokumentasikan setiap detail instruksi kerja secara tertulis dan terperinci.
Langkah terakhir yang sangat menentukan adalah menunjuk atau mengalokasikan project owner pada masing-masing fungsi.
Penunjukan penanggung jawab khusus ini berfungsi sebagai investasi pencegahan agar tidak terjadi eror operasional akibat beban kerja berlebih (overwhelmed).
Melalui penerapan sistem yang rapi dan terukur, perusahaan dapat menjaga standar kualitas sekaligus memastikan keberlanjutan bisnis dalam jangka panjang. (*)
Editor : Hardiyati Budi Anggraeni