RADARTUBAN - Kini, Badan Kepegawaian Negara (BKN) secara resmi meninggalkan cara lama untuk mengelola arsip Aparatur Sipil Negara (ASN).
Sebaliknya, BKN menawarkan Lemari Digital gratis yang siap untuk melindungi semua dokumen ASN.
Langkah ini merupakan aspek keamanan dari transformasi digital birokrasi Indonesia.
Kebijakan ini secara resmi ditetapkan melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025.
Menurutnya, sistem manajemen dokumen digital—atau DMS—kini akan digunakan untuk mengelola semua dokumen ASN secara digital.
Dengan aturan baru ini, BKN tidak lagi menerima arsip fisik terkait pengelolaan manajemen ASN.
Prof. Zudan, Kepala BKN, menyatakan bahwa kehadiran Lemari Digital ASN merupakan titik balik penting, karena kebijakan ini memungkinkan tata kelola kepegawaian nasional yang lebih modern, aman, dan terintegrasi.
“Mulai hari ini, seluruh arsip ASN hanya akan diterima dalam bentuk digital,” jelas Kepala BKN Prof. Zudan. Arsip fisik harus terlebih dahulu dialihmediakan lalu diunggah ke Document Management System (DMS).
Menurutnya, kebijakan baru ini merupakan titik balik penting menuju tata kelola ASN yang lebih terintegrasi, aman, dan akuntabel. Menurutnya, di Indonesia, arsip digital resmi ASN akan menjadi standar tunggal untuk seluruh layanan Manajemen ASN.
BKN menjelaskan bahwa Lemari Digital–Document Management System (DMS) akan mengelola seluruh siklus hidup arsip ASN, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, hingga penyusutan.
Arsip ASN kini dibagi dalam dua kategori utama. Pertama, Arsip Utama yang mencakup dokumen penting seperti Daftar Riwayat Hidup (DRH), SK CPNS/PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, hingga diklat.
Kedua, Arsip Kondisional, yang mencakup dokumen tertentu, seperti riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara.
Dokumen-dokumen ini harus tersedia dalam format digital dan tersimpan dengan aman di Lemari Digital ASN.
Prof. Zudan menjelaskan bahwa Sistem Manajemen Dokumen (DMS) akan otomatis menyimpan dokumen ASN yang berasal dari sistem kepegawaian nasional.
Sedangkan dokumen lain menjadi tanggung jawab masing-masing ASN dan instansinya untuk memastikan bahwa mereka tetap dikelola dengan baik.
Menurut Prof. Zudan, dokumen digital yang dibuat oleh sistem seperti SIASN akan otomatis tersimpan dalam Sistem Manajemen Dokumen (DMS).
Sementara itu, dokumen seperti sertifikat, ijazah, atau piagam penghargaan yang tidak dibuat oleh SIASN harus diunggah oleh ASN dan instansi sendiri melalui DMS atau aplikasi MyASN.
Proses ini dilakukan untuk memastikan arsip digital ASN lengkap, konsisten, dan mudah diakses kapan pun diperlukan. (*)
Editor : Yudha Satria Aditama